Managers : mettez votre communication au service de votre équipe !

Managers : mettez votre communication au service de votre équipe !

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Nombre de difficultés rencontrées par les managers, sont liées à une communication quelquefois compliquée avec leur hiérarchie, leurs collaborateurs et leurs homologues-managers.

La communication est ainsi au cœur de la performance relationnelle et professionnelle.

Professionnaliser sa communication managériale (communication plus précisément abordée ici), c’est :

  • Développer son quotient relationnel,
  • Contribuer à la qualité de vie au travail,
  • Enrichir son propre point de vue,
  • Mais aussi développer sa performance par un pilotage efficace ancré dans la réalité.

Voici quelques conseils empiriques, pour faire de votre communication, un pilier fort de votre management et de votre leadership au service de la performance collective !

  • Pratiquez l’écoute active

En matière de management, l’écoute active est indispensable à la qualité du pilotage, à la cohésion, à la capacité d’innovation individuelle et collective !

Écouter son collaborateur, c’est se concentrez sur lui, sur ses mots, ses attitudes, ses ressentis !

C’est aussi, reformuler pour :

  • S’assurer d’avoir bien compris,
  • Permettre des prises de conscience,
  • Ou encore, lui montrer l’intérêt que vous portez à ce qu’il dit.
  • Questionnez, éloignez-vous de votre propre analyse de la situation, cherchez à enrichir votre point de vue par celui des autres

Très souvent, le manager se prive d’un outil essentiel de pilotage qu’est le questionnement ouvert.

Le questionnement ouvert a un autre avantage : il responsabilise les collaborateurs, les obligeant à revenir sur les faits, à en faire l’analyse et à s’interroger. Le questionnement ouvert fait donc grandir, là où le questionnement fermé peut infantiliser.

Tout en privilégiant le questionnement ouvert, ne négligez pas, pour autant :

  • Le questionnement fermé permettant de valider des propos, de confirmer un accord …
  • Le questionnement alternatif permettant, quant à lui, de diriger une réponse (et permettant ainsi, une prise de décision rapide)
  • Ne confondez pas information et communication

L’information managériale est essentielle mais elle n’est pas suffisante ! Informer ce n’est pas communiquer !

  • Ainsi, adaptez votre mode de communication à vos objectifs et à la situation

En effet, la « communication » managériale est multiple.

Elle peut se manifester de différentes manières :

  • La directive
  • L’information descendante
  • L’information « remontante » ou « reporting »
  • L’échange

L’expérience montre que très souvent, les deux premiers axes sont assez présents dans les Organisations.

Le noyau dur du plan de communication interne renferme, dans la majorité des cas, l’information descendante (réunions du personnels, lettre interne, rencontres annuelles avec communication des dirigeants …), d’où des incompréhensions mutuelles ! Là où les dirigeants pensent investir ce domaine de la communication interne, les collaborateurs regrettent un manque de communication dans leur entreprise !

Pourtant, le sujet est essentiel en terme de motivation, de mobilisation, d’intelligence collective ou encore de marque employeur permettant de fidéliser les collaborateurs et d’attirer de nouveaux talents …

  • Utilisez la DIRECTIVE en cas d’urgence

En effet, la directive managériale ne doit pas être sacrifiée sur l’autel du management participatif !

Elle est partie intégrante au métier de manager et permet des prises de décision rapides.

Comportant le risque d’être « déresponsabilisante » et « démotivante », elle doit être utilisée à bon escient et ne doit pas être dénuée de toute explication (quant à l’objectif recherché, aux enjeux …).

  • Utilisez l’INFORMATION DESCENDANTE pour donner du sens

Il est important de contribuer à cette information descendante en relayant notamment les informations importantes concernant l’« entreprise » et en s’efforçant de rattacher ces informations globales à la fonction du collaborateur.

Comme nous l’avons dit, attention cependant à ne pas généraliser ce mode de relations avec ses collaborateurs qui ne permet pas l’échange, l’enrichissement du pilotage et l’appropriation par les équipes !

  • Soyez qualitatif quant au « REPORTING » demandé à vos collaborateurs

Limitez-le aux informations qui vous nécessaires, expliquez à vos collaborateurs ce que vous souhaitez savoir et dans quel(s) objectif(s) et associez vos collaborateurs à la détermination des éléments de « reporting » !

Ainsi,

  • Vous donnerez du sens au « reporting » qui ne sera pas vécu comme du « flicage »,
  • Vous optimiserez sa qualité en responsabilisant votre collaborateur sur les informations à vous transmettre (afin d’éviter de le placer dans un rôle d’exécutant sans possibilité d’apporter une quelconque valeur ajoutée)
  • Et vous contribuerez à la reconnaissance de l’importance de son travail dans le processus de décision et de pilotage et donc à sa motivation !
  • Soignez la congruence de votre communication !

C’est une condition inhérente à l’efficacité de vos messages et à la crédibilité de votre communication.

Il s’agit donc d’accorder le contenu du message, au ton employé, à la posture, aux attitudes, aux expressions du visage …

Votre satisfaction, votre mécontentement doivent s’entendre mais aussi se voir pour être effectivement réceptionnés !

  • Utilisez l’ECHANGE à bon escient, de manière adaptée et qualitative !

Le mode de communication qu’est l’échange permet d’enrichir votre point de vue mais il doit être basé sur la transparence et sur une volonté réelle de faire « bouger les lignes » et de prendre en compte, le cas échéant, un autre point de vue …

Il doit ainsi être utilisé sur des questions où le débat est possible, où la question n’est pas déjà réglée !

Enfin, prenez dans ce cas, le temps d’être à l’écoute !

Attention, même si le pouvoir de décision n’est pas transféré sur les collaborateurs et continue à relever de votre responsabilité, il s’agira cependant :

  • D’être prêt à prendre en compte les avis, réflexions, constats émis
  • De pouvoir revenir vers les collaborateurs en rappelant l’apport de leur contribution dans le processus de décision et d’expliquer les raisons pour lesquelles certains points n’ont pas été retenus ou ont été amendés.
  • Communiquez avec assertivité

Cette communication est caractérisée par l’ouverture et la franchise.

Son objectif est d’aboutir à une relation gagnant-gagnant où chacun ressortira satisfait de l’échange en ayant le sentiment d’avoir été compris, écouté et respecté.

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Appliquée au management, ce type de communication permet de contribuer à un management motivant et à la co-construction de solutions !